業委會可配“秘書”，為小區自治“補位”

上海將在全市推開，有望解決業委會履職“專業知識不足”和“時間精力有限”兩個實際困難

今年6月，上海市印發《關於建立住宅小區業主委員會秘書制度的實施意見（試行）》，在全市推開業委會秘書規范化建設，靜安、楊浦等多個區已先行試點。不久前，上海業委會秘書培訓開班，首批630多名學員將在培訓結束並通過考試后上崗。

業委會秘書究竟承擔哪些工作、人員從哪裡來，將破解社區治理中的哪些現實難題？記者走訪發現，試點階段，業委會秘書大多由社工、居委干部兼任。不少基層建議，制度全面推廣后，還需要在減負增效、機制創新上做好“后半篇文章”。

業委會秘書帶來專業支撐

記者在採訪中了解到，小區業委會秘書主要解決了業委會履職中“專業知識不足”和“時間精力有限”兩個實際困難。

在芷江西路街道，城上城小區是一個建成多年的大型商品房小區。今年，小區38部老舊電梯將啟動更新，計劃全部更換。然而，電梯選什麼品牌、選哪家施工單位，卻讓業委會犯了難：小區居民各有想法，業委會成員也多是退休居民，面對琳琅滿目的電梯品牌、紛繁復雜的市場信息，一時間無從下手。

這時候，小區業委會秘書謝杰發揮了重要作用。謝杰是居民區黨總支副書記，去年11月起兼任小區業委會秘書。此前在企業從事審批工作，信息背調、資料梳理是他的“老本行”。

為協助業委會工作，他搜集了一份上海主流電梯品牌和施工企業的背景資料，整理成完整文檔交給業委會，為品牌篩選打下基礎。初步篩選后，他又查找這些品牌在上海落地的住宅小區，供業委會組織居民實地走訪，親身感受電梯使用效果。扎實的前期准備，幫助38個樓棟的居民很快就電梯品牌達成共識。

業委會秘書不僅能提供專業性支撐，也是日常工作的好助手。平日裡，謝杰會把小區零散的會議紀要按照時間線梳理歸檔，採用“顏色標簽法”將工程維修、財務收支、日常會議等資料分門別類整理，調取十分便捷。

一場小區規范化評估會上，面對評估專家接連拋出的公共收益收支、維修資金申報、工程改造審批等一系列問題，他依靠提前整理的分類檔案，精准調取對應的會議記錄、收支台賬、業主表決等資料，逐項清晰應答。對於會上專家提出的評估意見，他當場記錄后交給業委會進行復盤整改。

“秘書”探索2018年已開始

從實踐來看，上海的業委會秘書制度走出了一條“基層自發—市場探路—制度定型”的路徑。

2018年，針對業委會運作職責不到位、成員專業素養不高等問題，虹口區涼城新村街道在業委會中增設了“執行秘書”崗位。街道選派社工接受培訓后，在業委會的聘任下協助開展工作，運作模式開全市先河。

此后，越來越多街道陸續開展試點。比如，2020年，黃浦區半淞園路街道探索鼓勵小區業委會以市場化方式聘任兼職秘書。2023年，江寧路街道探索業委會秘書機制，既支持市場化聘任，也嘗試向有需求的業委會選派兼職社工、業主骨干擔任秘書。

在各街道的自發探索中，還涌現出對相似崗位的不同提法。比如，楊浦區延吉新村街道為解決業委會程序不規范、信息不透明等問題，2018年啟動“社區大管家”試點。由街道遴選一批專職大管家對接多個居民區，推動矛盾在小區內部解決。

“基層探索中，有的稱‘大管家’，有的稱‘協理’，其實都是帶有‘秘書’性質、以提升社區規范化運作水平為目的的做法。”物業管理法律專家黃友健說。

與此同時，也在探索市場化運作。2020年，慧友鄰平台創始人嚴航發現，小區業委會管理著一批高價值的物業資產，自身運作方式卻相對原始。“大量業務僅在微信群裡溝通，數字化平台的使用存在空白。”於是，他和團隊開發了一款面向小區公共事務的數字化平台，集成資料存檔、工單審批、信息公開、線上投票等多種功能。2021年，他開始向業委會推廣市場化的秘書服務，由小區公共收益支付。目前，團隊有12名秘書人員為上海68個小區提供業委會秘書服務，平均簽約費用約為每年3.2萬元。

業委會工作走向公開透明

一系列探索的背后，真實反映了住宅小區治理的痛點。

2025年，楊浦區長白新村街道針對老舊小區業委會會議記錄隨手寫、合同檔案找不到、動用維修資金不知流程等問題，在3個居民區試點“業委會小秘書”制度。

靖宇大樓小區是一棟建成於20世紀90年代的高層住宅，有160戶居民。小區完成業委會換屆后，去年1月開始實施酬金制物業。7月，在業委會的主動申請下，安圖新村居民區黨總支副書記施曉婷到小區擔任業委會秘書。一年多來，梳理小區“錢袋子”成了她的主要職責。

區別於“包干制”，酬金制物業可理解為業主們將物業費放在一個公共賬戶裡專款專用，物業公司按約定比例提取“酬金”作為其服務的報酬和利潤。相比物業公司收取固定費用，酬金制物業的小區賬目更加透明，收支和結余都清晰可查。

然而，酬金制下，業委會的工作量大大增加。從小區的物業費、公共收益、專項維修資金三項主要收入，到保安、保潔、保綠以及小修小補等每一筆支出，作為秘書的施曉婷都幫助業委會整理得明明白白，可供業主們隨時查閱。

除了梳理“錢袋子”，她還負責記錄每場業委會會議，確保工作留痕以備業主查詢﹔協助日常接待並登記居民反映事項，建立台賬跟蹤處理進度，確保問題及時解決﹔協助起草各類文書，讓各方面工作落在實處。

小區各項工作公開透明，對減少鄰裡矛盾也十分重要。江寧路街道社會工作辦主任王蓓說，業委會履職涉及維修資金、公共收益的管理使用等大量財務問題，一旦出現疏漏，很容易引發業主之間、業主與物業之間的矛盾糾紛。業委會秘書有助於促進各項流程合法合規，有效減少矛盾的發生。

芷江西路街道工作人員還發現，不少業委會成員熱心公益、履職積極性高，但由於年紀較大，普遍存在物業法規不熟、文書台賬薄弱、線上操作能力不足等問題。不少業委會阿姨爺叔都向街道提出選派秘書的訴求：“幫我們派個年輕的、會用電腦的人。”

目前，上海業委會秘書由居民區黨組織、居民委員會選派，一般由社區工作者兼任。有專家認為，之所以優先選用社區工作者擔任秘書，正是因為他們熟悉社區環境、熟悉居民，熟悉行政部門與治理流程，可以快速融入小區治理場景。

“秘書”究竟要做些什麼？

業委會需要秘書，但秘書究竟要做些什麼？

今年8月，楊浦區業委會秘書實訓營開班，12個街道50多名業委會秘書齊聚一堂，圍繞業委會秘書的五項工作職責和能力要求開展專題授課。

根據現場發布的《楊浦區業主委員會秘書工作指引（試行）》，業委會秘書的工作內容包括會議召開協助、檔案管理協助、資金管理協助、物業選聘協助、物業監督協助、走訪聯系工作、溝通協調工作、合規提示工作八個方面。實踐中，業委會秘書還要結合商品房小區、售后房小區、混合型小區等不同的治理特點和業委會工作需要，彈性把握工作重點與工作方式。

比如，去年3月，長白路第二居民區的居委干部章潔琦到長白229街坊擔任業委會秘書。長白229街坊由延吉東路149弄、圖們路27-59號、安圖路2弄和6弄四個小區組成，均為老舊公房，公共收益微薄，物業長期托管。其中，安圖路2弄、6弄小區居民出行主要使用電動自行車，兩個小區178戶居民共用30多個充電樁，鄰裡矛盾頻發。

兼職工作中，章潔琦了解到不少居民一家有兩三輛電動自行車，底商充電需求也很大﹔而受限於空間不足，危險充電行為時有發生，小區安全隱患不少。為了推動各方形成治理合力，章潔琦主動聯系市、區有關部門，陪同現場勘察場地並講述了小區居民的實際困難和安全隱患。在有關部門的支持下，一排嶄新的充電樁出現在小區門前，為居民生活帶來看得見的便利與安全。

結合轄區內的實際情況，各個街道也有不同探索。芷江西路街道將業委會秘書工作主要分為三個板塊：文書檔案規范化指導、民意收集與議事協調、政策資源對接上傳下達。在文書檔案工作中，“顏色標簽法”的經驗就來自實踐，用分類標簽管理財務、合同、備案材料，讓公共收益、維修資金的每一筆往來、每一次改造都有據可查、公開透明。

江寧路街道進一步細化梳理出制度建設執行、資金使用管理、監督物業履約、專業資源對接4大類共32項職責，包括協助起草業主大會三類文本、會務組織、會議記錄、檔案歸集、業主接待、鏈接專業資源等工作清單。

補位不越位、協助不替代

在市級實施意見與各街道的探索中，都對業委會秘書有一個核心定位：不做決策、不參與表決，隻開展事務性協助與流程指導。

“我們牢牢守住一條原則：補位不越位，協助不替代。”芷江西路街道社會工作辦主任季雲說。

一些社區工作者認為，許多社區矛盾來自業主群體內部對某一具體事務的不同意見。業委會秘書作為協助人員，要時刻注意服務的邊界感，切忌參與決策。“舉例來說，一項工程花多少錢合理？每個業主都有自己的看法，作為秘書一旦參與決策過程，無論提出的意見是否合理，都會讓持有不同意見的業主產生反感。”

在楊浦區業主委員會秘書工作指引中，還有一張業委會秘書責權邊界的“負面清單”。清單明確“八個嚴禁”：嚴禁越權決策、嚴禁越權代表、嚴禁觸碰資金、嚴禁越位處置、嚴禁偏袒偏向、嚴禁指定服務商、嚴禁收受利益、嚴禁泄露信息。

“業委會是業主自治的決策主體，作為秘書隻負責流程指導、材料協助、矛盾協調，重大事項決定權歸屬於業委會。”謝杰說，秘書和業委會分工互補。業委會委員扎根小區，熟悉鄰裡民情，擅長群眾溝通﹔秘書承擔文書、流程、政策對接等專業性強的幕后工作，二者揚長避短。

業委會秘書也不是街道、居委強加給業委會的，用不用秘書完全由業委會決定。

對社區工作者而言，秘書崗位也帶來成長。芷江新村居民區00后社工吳雙婷2024年參加工作。“以往，我們年輕社工和老年業委會委員打交道，容易產生隔閡。但通過秘書工作，我快速熟悉了業委會運行、熟悉了業委會成員，也拉近和居民之間的距離。”

（來源：解放日報 記者 肖彤 唐燁）